El personal de hostelería es la columna vertebral del sector, y su equipo es uno de sus activos más valiosos. Aunque sus empleados son la clave para que su local funcione, la contratación de un número excesivo de personal (o insuficiente) puede suponer un desastre para su negocio.
La distribución del personal se ha convertido en todo un arte: equilibrar los salarios, los horarios de los turnos, los choques de personalidad del personal, las vacaciones anuales, las bajas por enfermedad, los periodos de actividad y los periodos de inactividad puede ser un delicado acto de equilibrio para los empresarios.
Teniendo esto en cuenta, nos hemos adentrado en los entresijos de la elaboración de lista de personal, para que usted no tenga que hacerlo. Hemos hablado con propietarios de establecimientos de hostelería y hemos investigado las tendencias del sector para comprender cómo construir una lista rentable.
Vamos a sumergirnos.
¿Qué es el roster de personal y el champán? ¿Por qué es tan importante?
Antes de entrar en materia, es importante entender exactamente qué es el roster de personal y por qué es tan importante para las empresas de hostelería.
Dado que los costes de mano de obra representan alrededor del 30% de los ingresos de un negocio de hostelería y que los locales tienen unos márgenes cada vez más reducidos, es fundamental tener el máximo control posible sobre los costes de mano de obra. Por lo tanto, saber cuántos miembros del equipo se necesitan cada día, quiénes son sus mejores empleados y cuándo hay que hacerles una listas es fundamental para mantener los costes salariales bajos y los beneficios altos.
La confección de listas de personal es mucho más que anotar las horas que sus empleados deben trabajar cada semana y compartir estos detalles con su equipo. A lo largo de los años, la confección de listas de personal ha pasado de ser una simple planificación de horarios a una sofisticada función empresarial que impulsa los ingresos, gracias a la gran cantidad de información que los empresarios tienen ahora sobre su personal y sus operaciones en general.
¿Qué es un sistema de listas de personal?
Un sistema de listas de personal es un programa o software que permite a las empresas programar al personal, asignar el coste de las listas, hacer un seguimiento del rendimiento individual, notificar al personal sus próximos turnos y permitir que los empleados intercambien turnos. La mayoría de los sistemas de listas de turnos también se integran con el software de TPV y los sistemas de contabilidad para proporcionar un enfoque holístico de la gestión del personal.
Ejemplos de sistemas de gestión de personal:
13 consejos para crear una lista de personal rentable
- Roles de la listas, no individuos
- Coste de la listas mientras se escribe
- Planificar con antelación y avisar al personal
- Escalone su listas de empleados
- Conozca a su equipo
- Ponga a su mejor personal en los turnos más ocupados
- Comparta los turnos buenos
- Proporcionar flexibilidad a los empleados
- Dar dos días libres al personal
- Empezar la semana de la listas en un día ocupado
- Hacer que la lista sea accesible para el personal
- Crear protocolos para las solicitudes de tiempo libre
- Utilizar un sistema de listas de personal
1. Lista de funciones, no de individuos
El primer paso para asegurarse de que tiene el número correcto de personas para cada turno es crear su lista basada en los roles exactos que necesitará para un turno en particular. La creación de una lista en torno a los roles en lugar de los individuos hace que sea más fácil calcular el costo de su horario, por lo que se mantiene dentro del presupuesto para los salarios de cada semana.
Por ejemplo, un sábado por la noche con mucho trabajo, puedes necesitar tres camareros, siete camareros, dos supervisores y cinco empleados de cocina. Mientras que un martes tranquilo, puede que sólo necesites un camarero, tres camareros, un supervisor y cuatro empleados de cocina.
Una vez que sepas las funciones exactas que necesitarás para cada turno (y cuánto te va a costar), es fácil elaborar una lista en función de las peticiones individuales, como las vacaciones anuales y los días de descanso.
2. Coste de la lista mientras la escribes
Comprender su presupuesto, y ceñirse a él, es crucial a la hora de crear una lista rentable. Los salarios de los empleados son uno de los costes más elevados para las empresas de hostelería, junto con el alquiler y el inventario, pero es el coste sobre el que las empresas tienen más control.
Por lo tanto, calcular el coste de la lista a medida que se redacta es la mejor manera de controlar los costes salariales, ajustarse al presupuesto y permitir una previsión precisa. Si sabe que le espera una noche ajetreada, puede programar más personal para asegurarse de que las mesas se giran rápidamente.
Kurtis Bosley, veterano de la hostelería de Sydney y propietario de Corretto, utiliza ideas de su TPV para crear listas rentables.
«Utilizamos Insights para saber cuándo entraban los dólares y cómo podíamos crear una lista más informada de cuándo necesitábamos realmente a las personas en función de cuándo entraba el dinero», explica Kurtis.
3. Planificar con antelación y avisar al personal
La pandemia ha cambiado la forma de trabajar y se ha producido un cambio cultural en el que la gente empieza a dar prioridad a un equilibrio saludable entre la vida laboral y la personal.
Planificar la lista de turnos con la mayor antelación posible da a tu personal tiempo suficiente para planificar su vida social. Respetar el hecho de que tu equipo tenga vidas fuera del trabajo contribuirá en gran medida a fomentar una relación de respeto mutuo, y es más probable que los empleados sean leales y lo den todo.
Un veterano propietario de una cafetería, que ha trabajado en el sector de la hostelería durante más de 15 años, explica cómo quiso ofrecer a su personal la estabilidad de un horario regular creando un horario fijo para su equipo que rara vez cambiaba.
«En trabajos anteriores, siempre veía que la gente se frustraba por no poder planificar nada con menos de una semana de antelación porque aún no habían recibido su lista de turnos. Así que les di a todos la misma lista cada semana y pudieron planificar sus vidas».
El sector de la hostelería puede ser imprevisible, y siempre habrá momentos en los que necesitarás que el personal trabaje unas horas más o intercambie sus turnos. Pero al ofrecer a tu equipo un cierto nivel de estructura en lo que respecta a su patrón de turnos, estás poniendo de relieve que respetas su tiempo y reconoces que sus horarios personales también son importantes.
4. Escalona tu lista de turnos
Una lista escalonada suele ser la primera opción para los negocios de hostelería, ya que tiene en cuenta las fluctuaciones del tráfico de clientes a lo largo del día.
Con este tipo de lista, las horas de inicio de los turnos se escalonan, la duración de los turnos puede diferir para garantizar que haya suficiente personal para cubrir los períodos de mayor actividad, y una lista mínima funcionará durante los períodos más tranquilos.
Por ejemplo, en un bar con una popular hora feliz de 17 a 19 horas, tres miembros del equipo comienzan su turno a las 14 horas y terminan a las 21 horas, y otros cuatro miembros del equipo comenzarán sus turnos desde las 16 horas hasta las 23 horas. Esto garantiza que el bar tenga la máxima cobertura de personal durante la hora feliz y menos personal en las horas más tranquilas.
5. Conozca a su equipo
Conocer a tu equipo y las personalidades que lo componen te ayudará a comprender mejor la dinámica del equipo. En un mundo perfecto, todo el mundo se llevaría bien y trabajaría en armonía; sin embargo, esto no siempre es la realidad, especialmente en un sector de ritmo rápido como el de la hostelería.
Si hay un conflicto entre determinados miembros del equipo, esto puede afectar a la productividad y repercutir en todo el equipo. Del mismo modo, algunos miembros del equipo pueden ser los mejores amigos y trabajar juntos de forma productiva, mientras que otros pueden distraerse unos a otros.
Comprender las peculiaridades de tu equipo te ayudará a planificar una lista en la que, siempre que sea posible, los miembros del personal que saquen lo mejor de sí mismos y trabajen juntos con eficacia y eficiencia puedan ser colocados en el mismo turno.
6. Coloque a su mejor personal en los turnos más concurridos
Si tiene turnos que son notoriamente más ocupados que otros, asegúrese de que su mejor personal y el más experimentado estén trabajando.
El personal de mayor rendimiento y experiencia será capaz de girar las mesas con rapidez y vender los artículos del menú para obtener los máximos ingresos de cada mesa sin interrumpir o ralentizar el servicio.
Puede utilizar los datos de su TPV con su lista de turnos y salarios para entender si es rentable que cierto personal trabaje en ciertos días.
Kurtis Bosley, propietario de Corretto, utilizó sus conocimientos empresariales para saber si era rentable que el personal eventual trabajara un domingo, comparando su recargo dominical con los salarios del personal.
«Tenemos un recargo dominical, y es muy interesante ver los datos», comenta Kurtis.
«En un domingo de gran afluencia, sacamos un informe, ya que el personal eventual es caro los domingos; es bueno ver si el recargo está marcando la diferencia o si tienes que reducir las horas porque no estás ganando dinero porque te está costando demasiado operar; es inestimable».
7. Compartir los buenos turnos
Trabajar en hostelería es increíble, pero también puede ser agotador. Empezar temprano, trasnochar y tener días ajetreados en los que te apresuran para que te desocupes puede ser agotador, especialmente cuando lo haces durante varios días seguidos.
Por lo tanto, una buena lista debe ser justa y repartir los mejores turnos de forma equitativa entre los empleados. A su vez, si los mejores turnos se reparten equitativamente, los impopulares también deberían hacerlo. Cuando todo el mundo tiene una lista de turnos equitativa, la carga se reparte y es menos probable que el personal esté descontento o denuncie el favoritismo.
8. Proporcionar flexibilidad a los empleados
A raíz de la pandemia, los empleados han llegado a esperar flexibilidad de sus empleadores.
Aunque es esencial tener en cuenta las necesidades de su empresa, tener un enfoque flexible en cuanto a las solicitudes de vacaciones anuales, el cambio de turnos y los días de descanso es crucial para crear confianza con sus empleados. Si estás dispuesto a ser flexible con estas peticiones, es mucho más probable que el personal se adapte cuando necesites que cubran un turno o trabajen más tarde de lo previsto.
Si no eres flexible, te arriesgas a que el personal se ponga enfermo innecesariamente o busque trabajo en otro sitio, lo que va en detrimento de tus resultados.
9. Dar dos días libres al personal
El tiempo libre regular es fundamental para fomentar un entorno de trabajo feliz y productivo. En una semana laboral de siete días, el personal debería tener dos días libres y, a ser posible, estos días deberían ser consecutivos.
Sin embargo, esto no siempre es posible en un negocio de hostelería de ritmo rápido, y habrá ocasiones en las que su personal tendrá que hacer turnos dobles o trabajar durante más de cinco días seguidos. Aunque las horas extras son a veces inevitables, es vital asegurarse de que sean una excepción y no la regla.
El hecho de que el personal trabaje horas extras con regularidad también es perjudicial para su presupuesto, ya que los salarios aumentan al menos un 150%. Si ves que tu equipo trabaja a menudo más horas de las que le corresponden normalmente, es posible que tengas que contratar más personal para hacer frente a la carga de trabajo extra.
10. Empezar la semana de turnos en un día de mucho trabajo
Aunque la semana típica va de lunes a domingo, no tiene necesariamente sentido que su lista siga el mismo patrón, ya que este sistema fluye desde su día más tranquilo hasta el más ocupado.
En el caso de las empresas de hostelería, empezar la lista de turnos el día más activo de la semana puede ser más productivo, ya que es más probable que el personal esté al completo durante las horas punta. Normalmente, es menos probable que el personal se ponga enfermo al comienzo de la semana laboral, y si tienes que reducir las horas más tarde en la semana para mantenerte dentro del presupuesto, lo harás en los días más tranquilos.
11. Haz que el personal pueda acceder a la lista de turnos
La lista debe estar disponible para el personal tan pronto como se confirme. La creación de una lista en línea en un espacio compartido como Google Sheets o a través de un sistema de listas de personal es una gran manera de mantener al personal informado.
A continuación, se puede enviar un correo electrónico o un mensaje de texto al equipo con un enlace a la lista para que todo el mundo esté en la misma página. También es importante enviar la lista con un par de semanas de antelación para que el personal pueda planificar, saber cuándo son sus días libres o intercambiar turnos.
También debes tener un canal de comunicación claro y abierto para que el personal intercambie turnos: puede ser algo tan sencillo como un grupo de WhatsApp o un tablón en la oficina donde se puedan compartir las solicitudes de turnos.
12. Crear protocolos para las solicitudes de tiempo libre
Cree un protocolo claro y fácil de seguir para las solicitudes de tiempo libre, como las vacaciones anuales y por enfermedad.
Por ejemplo, si creas tu rotación con tres semanas de antelación, tu protocolo para solicitar las vacaciones anuales debe tenerlo en cuenta, y los empleados deben avisar con un mínimo de cuatro semanas de antelación para cualquier solicitud de vacaciones anuales.
Como hemos mencionado anteriormente, la flexibilidad es el nombre del juego, por lo que es importante tratar de acomodar las solicitudes de vacaciones anuales si se avisa con antelación y sólo por un día o dos. Sin embargo, si un empleado solicita un período de vacaciones anuales más largo -una semana o más- debe respetar la regla de las cuatro semanas de antelación, para que usted pueda planificar adecuadamente la lista.
En lo que respecta a las bajas por enfermedad, los empleados deben avisar con la mayor antelación posible antes de que empiece su turno para que puedas organizar una cobertura adecuada.
13. Utilizar un sistema de listas de personal
El empleo de un sistema de listas de personal es una excelente manera de agilizar la gestión de los empleados y crear listas rentables.
Los sistemas de elaboración de listas de personal hacen que la elaboración de listas sea un juego de niños para las empresas.
- Cree listas de personal orientadas a las ventas
- Encuentre el personal adecuado para el turno adecuado comparando los roles de trabajo, las habilidades y los salarios
- Comparta instantáneamente las nuevas listas con el personal por correo electrónico o SMS
- Haga un seguimiento de las horas del personal y mida el rendimiento
- Asigne tareas a los miembros del equipo y reciba una notificación cuando se completen
- El personal puede intercambiar turnos dentro del sistema
- Se integra con proveedores de TPV y nóminas
La importancia de una lista de personal eficaz
La falta de personal en las horas punta, el exceso de personal en los días tranquilos o la falta de experiencia en las noches más concurridas pueden afectar al equipo en general, a los clientes y a los resultados.
Para mitigar estos riesgos, es esencial contar con un sólido proceso de asignación de personal para asegurarse de mantener los costes de personal lo más bajos posible y, al mismo tiempo, garantizar que el equipo tenga un horario justo y equilibrado.
Además, si recurre a la ayuda de un sistema de elaboración de listas de personal, ahorrará tiempo en la creación de listas, podrá hacer un seguimiento del rendimiento de los empleados y ofrecerá al personal una herramienta de intercambio de turnos fácil de usar.
